Optymalizacja w biurze: Oprogramowanie do zarządzania pracą hybrydową – porady dla pracodawców i menedżerów
Choć zarządzanie pracą zdalną może stanowić wyzwanie i dużo firm wzbrania się przed wdrożeniem tego typu rozwiązania na większą skalę, to firmy, które potrafią stworzyć efektywne i uporządkowane środowisko pracy zdalnej, notują wzrost produktywności i zadowolenia pracowników. W tym artykule przedstawimy wskazówki dla właścicieli i menedżerów firm, które pozwolą skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi, z pomocą oprogramowania do zarządzania pracą hybrydową.
Wyzwania w pracy zdalnej i hybrydowej
Jednym z największych wyzwań związanych z pracą zdalną i hybrydową jest brak osobistych spotkań i interakcji między członkami zespołu. Można je jednak zminimalizować dzięki skutecznej komunikacji i budowaniu zaufania między pracodawcami i pracownikami. Istotne jest zjednoczenie pracowników, stworzenie efektywnego środowiska współpracy, zapobieganie wypaleniu zawodowemu, a także dbanie o przejrzystość w kwestii działań wszystkich pracowników.
Zarządzanie pracownikami w pracy zdalnej
Adam Hickman, content manager w Gallup, autor badań dotyczących pracowników zdalnych, zaleca wprowadzenie trzech podstawowych zasad dotyczących zarządzania pracownikami zdalnymi: traktuj każdego pracownika jako indywidualną jednostkę, prowadź regularną i wyczerpującą komunikację oraz ufaj, że Twoi pracownicy są w stanie sprostać powierzonym zadaniom. Kierownicy powinni zidentyfikować mocne i słabe strony oraz potrzeby każdego z pracowników, a następnie wykorzystać te informacje, aby wspierać ich rozwój i motywację. Menedżerowie powinni również zachęcać do otwartej komunikacji za pośrednictwem różnych kanałów i mieć pewność, że ich pracownicy są w stanie wykonać swoją pracę bez potrzeby mikrozarządzania nimi.
Zalety hybrydowego trybu pracy
Praca zdalna ma wiele zalet zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla pracodawców jest to przede wszystkim oszczędność kosztów. Global Workplace Analytics podaje, że prawie sześciu na dziesięciu ankietowanych pracodawców wskazało oszczędność kosztów jako największą korzyść z zastosowania pracy hybrydowej. Właściciele firm, którzy decydują się na pracę hybrydową, mogą zaoszczędzić na kosztach związanych z utrzymaniem biura, takich jak czynsz, sprzęt, meble, materiały biurowe i media. Ponadto, według badania przeprowadzonego przez FlexJobs, pracownicy zdalni są zazwyczaj dużo bardziej zadowoleni i bardziej produktywni. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy mogą uniknąć stresu i czasu poświęcanego na dojazdy do pracy, a także mają możliwość pracy w środowisku, które jest komfortowe i sprzyja ich trybowi pracy.
Zwiększenie produktywności
Oprogramowanie do zarządzania pracą hybrydową może pomóc zarówno pracownikom jak i menedżerom w zwiększeniu efektywności podczas pracy hybrydowej. Na przykład menedżerowie mogą używać oprogramowania do organizowania wirtualnych spotkań i monitorowania kalendarzy pracy pracowników. Pracownicy mogą używać oprogramowania do zarządzania swoim czasem i miejscem pracy, komunikowania się z pozostałymi członkami zespołu w kwestii pracy w biurze i zapisu na dodatkowe wydarzenia organizowane przez firmę.
Oto kilka przykładów, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania pracą hybrydową może pomóc w zwiększeniu efektywności pracy:
Spotkania wirtualne
Prowadzenie wirtualnych spotkań może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli członkowie zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych. Oprogramowanie do zarządzania pracą hybrydową może pomóc, zapewniając wsparcie przy organizacji spotkań wirtualnych, takich jak wideokonferencje lub webinaria. Dzięki temu członkowie zespołu mogą spotykać się i współpracować w czasie rzeczywistym, niezależnie od ich lokalizacji. Niektore aplikacje oferują uczestnikom spotkania możliwość oddania głosu na ich zdaniem najbardziej dogodny termin, by makasymalnie usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami.
Rezerwacje sal konferencyjnych
W przypadku gdy tylko część zespołu pracuje z biura, a pozostała część pozostaje w pracy zdalnie, wyzwaniem może być zarezerwowanie odpowiedniej sali konferencyjnej. Oprogramowanie do zarządzania pracą hybrydową skutecznie rozwiązuje ten problem automatycznie dopasowując wielkość sali do ilości osób deklarujących tego dnia pracę z biura.
Śledzenie czasu pracy
Śledzenie czasu podczas pracy zdalnej może być trudne, zwłaszcza jeśli pracownicy pracują w elastycznych godzinach. Wdrożenie odpowiedniego oprogramowania może pomóc pracownikom śledzić ich czas i godziny pracy, a także zarządzać pracą bardziej efektywnie. Może również pomóc menedżerom monitorować dostępność pracowników, a także sprawdzić, którego dnia większość zespołu pracuje z biura.
Rezerwacje biurek i zasobów biurowych
Podczas gdy cały zespół pracuje w trybie hybrydowym, nie ma potrzeby zapewnienia osobnego biurka dla każdego z pracowników. Przyniesie to wiele oszczędności i zredukuje ilość zajmowanej przestrzeni biurowej. Dodatkowo, biuro, nawet przy obecności jedynie części z zatrudnionych pracowników, będzie wydawać się zapełnione i tętniące życiem.
Podsumowując, zarządzanie pracownikami zdalnymi może stanowić duże wyzwanie, ale dzięki skutecznej komunikacji, budowaniu zaufania i pomocy oprogramowania do zarządzania pracą hybrydową, firmy mogą stworzyć skuteczne i efektywne środowisko pracy hybrydowej, w którym rośnie produktywność, a pracownicy są usatysfakcjonowani.