System do rezerwacji sal konferencyjnych – 5 niezbędnych funkcji
System do rezerwacji sal konferencyjnych może stanowić bardzo ważny element pracy w wielu przedsiębiorstwach i organizacjach, zarówno w dobie pandemii, jak i po jej ustąpieniu. Z jednej strony, pracownicy coraz częściej pracują zdalnie, z drugiej zaś, wciąż istnieje potrzeba organizowania spotkań i konferencji na żywo. Dlatego właśnie wybór odpowiedniego oprogramowania staje się niezwykle istotny. W tym artykule przedstawimy 5 cech, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze dobrego systemu do rezerwacji sal konferencyjnych.
- Jak wszyscy mamy się tu zmieścić?
W obecnych czasach coraz więcej pracowników pracuje zdalnie, co oznacza, że nie zawsze jest potrzebna duża sala konferencyjna. Z drugiej strony, niektóre firmy nadal preferują organizowanie spotkań na żywo. Dlatego też warto zwrócić uwagę by wybrany przez nas system do rezerwacji sal konferencyjnych umożliwiał dopasowanie wielkości sali do ilości uczestników pracujących z biura, szczególnie gdy praca w organizacji odbywa się w modelu zdalnym lub hybrydowym. W ten sposób można uniknąć zajmowania największej sali na spotkanie z niewielką ilością osób pracujących tego dnia w biurze i pozostawić ją do dyspozycji większej grupie umówionej na tą samą godzinę.
- Czy ten termin wszystkim pasuje?
Już nie musimy zadawać tego pytania – dobry system do rezerwacji sal konferencyjnych automatycznie zapyta wszystkich uczestników spotkania który z proponowanych terminów jest ich zdaniem najbardziej dogodny. W ramach tej funkcji uczestnicy mają możliwość głosowania na najdogodniejszy ich zdaniem termin. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych komplikacji i mieć pewność, że każdy z biorących udział w spotkaniu pracowników będzie mógł wziąć udział w spotkaniu.
- Czy to spotkanie się odbędzie?
Często zdarza się, że rezerwacje sal konferencyjnych są dokonywane z długim wyprzedzeniem, a następnie zostają anulowane ze względu na różne okoliczności. Dlatego warto zwrócić uwagę na oprogramowanie, które umożliwi automatyczne zwolnienie rezerwacji w przypadku anulowania spotkania. Ponadto, informacje o dostępności czy zajętości sali powinny być przekazywane w czasie rzeczywistym, aby każdy miał aktualną wiedzę na temat dostępnych terminów poszczególnych sal.
- To myśmy mieli dziś jakieś spotkanie?
Ghost meeting, czyli spotkania na których nikt się nie pojawia, są powszechnym problemem w przypadku rezerwacji sal konferencyjnych. Często zdarza się, że uczestnicy zapominają o spotkaniu, nie potwierdzają swojej obecności lub po prostu nie przychodzą. Dlatego warto wybrać system do rezerwacji sal konferencyjnych, który umożliwi redukcję ghost meeting poprzez automatyczne przypominanie o spotkaniu oraz potwierdzanie obecności.
- Dlaczego ten rzutnik nie chce działać?
Podczas organizacji spotkań konferencyjnych często pojawia się potrzeba zamówienia dodatkowych usług, takich jak podłączenie odpowiedniego sprzętu, zamówienie cateringu lub zmiana układu aranżacji sali. Dlatego warto zwrócić uwagę wybór systemu, który umożliwi łatwe i szybkie zamówienie dodatkowych usług, bez konieczności osobnego kontaktu z dostawcami. Dzięki temu organizacja spotkań będzie znacznie łatwiejsza i bardziej efektywna.
Podsumowując, wybór odpowiedniego systemu do rezerwacji sal konferencyjnych może być kluczowy dla skutecznej organizacji spotkań. Warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych cech, takich jak możliwość dopasowania wielkości sali do ilości uczestników pracujących z biura danego dnia, możliwość uzgadniania terminu z innymi uczestnikami spotkania, opcję automatycznego zwalniania rezerwacji w przypadku anulowania spotkania przekazywane w czasie rzeczywistym, oraz możliwość zamówienia dodatkowych usług. Dzięki temu można znacznie usprawnić proces rezerwacji i organizacji spotkań, co w konsekwencji wpłynie pozytywnie na efektywność pracy całego zespołu.